- Jetzt kaufen: Einmalzahlung statt Abo - Lebenslange Lizenz
E-Rechnung mit Outlook erstellen – XRechnung & ZUGFeRD versenden
Mit dem InvoMail Add-In erstellst du E-Rechnungen direkt in Microsoft Outlook – gesetzeskonform als XRechnung oder ZUGFeRD und ohne zusätzliche Buchhaltungssoftware. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Versand folgt in den nächsten Übergangsstufen. InvoMail integriert sich direkt in dein Outlook-Menüband, sodass du Angebote und Rechnungen ohne Programmwechsel erstellst und per E-Mail versendest.
Warum eine E-Rechnung mit Outlook erstellen?
Outlook ist für viele Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen das zentrale Werkzeug für den Geschäftsalltag. Angebote werden per E-Mail versendet, Rechnungen verschickt und Rückfragen direkt beantwortet. Anstatt zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, ermöglicht InvoMail die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen direkt in Outlook.
Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für einen durchgängigen Prozess – vom Angebot bis zur fertigen E-Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Outlook erstellen
Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss als strukturiertes XML-Format vorliegen – ein einfaches PDF reicht nicht aus. Mit InvoMail erstellst du beide in Deutschland anerkannten Standards direkt in Outlook und versendest sie per E-Mail:
XRechnung – das reine XML-Format für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G), inkl. Leitweg-ID.
ZUGFeRD – das Hybridformat aus PDF mit eingebettetem XML, ideal für Geschäftskunden (B2B), da es menschen- und maschinenlesbar ist.
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die seit 2025 geltenden Anforderungen der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Die fertige E-Rechnung wird direkt aus Outlook per E-Mail versendet – ohne Cloud, ohne zusätzliche Buchhaltungssoftware.
Video: E-Rechnung mit Outlook erstellen – Schritt für Schritt
In diesem Video zeigen wir dir, wie du eine E-Rechnung direkt in Microsoft Outlook erstellen und versenden kannst. Du siehst Schritt für Schritt, wie InvoMail Rechnungs- und Angebotsdaten erfasst, verarbeitet und die fertige E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD direkt per E-Mail versendet – ohne zusätzliche Software oder Cloud.
So einfach funktioniert die E-Rechnung mit Outlook
In diesem Video zeigen wir dir, wie du eine E-Rechnung direkt in Microsoft Outlook erstellen und versenden kannst. Du siehst Schritt für Schritt, wie InvoMail Rechnungs- und Angebotsdaten erfasst, verarbeitet und die fertige E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD direkt per E-Mail versendet – ohne zusätzliche Software oder Cloud.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja. Mit InvoMail kannst du E-Rechnungen direkt in Microsoft Outlook erstellen und anschließend per E-Mail versenden. Die Rechnungen werden strukturiert verarbeitet und als XRechnung oder ZUGFeRD exportiert.
InvoMail unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind für den Versand an Behörden sowie Geschäftskunden geeignet.
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Erforderlich sind strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die InvoMail direkt erstellt und versendet.
Ja. Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber erstellst du mit InvoMail eine XRechnung im strukturierten XML-Format – inklusive Leitweg-ID. Diese erfüllt die Vorgaben für den öffentlichen Auftragsbereich (B2G) in Deutschland.
Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen mit Outlook eignen sich besonders für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die Angebote und Rechnungen direkt per E-Mail aus Outlook versenden möchten.
Nein. InvoMail ist keine vollständige Buchhaltungssoftware. Es handelt sich um ein spezialisiertes Add-In für Microsoft Outlook, mit dem du E-Rechnungen und Angebote direkt in Outlook erstellen und versenden kannst. InvoMail unterstützt die Strukturformate XRechnung und ZUGFeRD und sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtskonform versendet werden.
Für eine komplette Buchhaltung (z. B. Kontenführung, Umsatzsteuervoranmeldung, Finanzberichte, doppelte Buchführung) benötigst du weiterhin eine separate Buchhaltungssoftware oder einen Steuerberater.
Nein. InvoMail gibt es als Einmalzahlung statt Abo – du zahlst einmal und nutzt das Add-In dauerhaft, inklusive Updates. Keine monatlichen Gebühren, kein Cloud-Zwang. Damit unterscheidet sich InvoMail von vielen Buchhaltungs- und SaaS-Lösungen, die laufende Kosten verursachen.