E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028: Wer ist wann betroffen?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Doch was viele verunsichert: Die Pflicht greift nicht auf einen Schlag, sondern in mehreren Stufen bis 2028 – und beim Empfangen gelten andere Regeln als beim Ausstellen. Dieser Beitrag erklärt kompakt und auf Basis der offiziellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF), wer ab wann betroffen ist, welche Ausnahmen es gibt und was du jetzt konkret tun solltest.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 1.1.2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.
• Bis 31.12.2026: Beim Ausstellen gilt eine Übergangsfrist – Papier und (mit Zustimmung) PDF sind weiter erlaubt.
• Ab 1.1.2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz (2026) müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B.
• Wichtig: Eine normale PDF ist keine E-Rechnung. Kleinunternehmer, Kleinbeträge bis 250 € und B2C-Rechnungen sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Rechtsgrundlage der E-Rechnungspflicht ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert und durch ein Einführungsschreiben des BMF konkretisiert wird. Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen – also der klassische B2B-Bereich.

Entscheidend ist die Definition: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – etwa eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei. Eine einfache PDF, die du per E-Mail verschickst, erfüllt das nicht. Sie gilt umsatzsteuerlich nur als „sonstige Rechnung“. Wer mehr zu den Grundlagen wissen möchte, findet die Details in unserem Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie grenzüberschreitende Umsätze – die Pflicht bezieht sich ausschließlich auf inländische Geschäfte zwischen Unternehmen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Alle Fristen im Überblick

Der zentrale Punkt, der oft verwechselt wird: Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Terminen.

Seit 1.1.2025 – Empfangspflicht für alle

Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und gesetzeskonform zu archivieren. Für diese Empfangspflicht gibt es laut BMF keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen – sie gilt selbst für Kleinunternehmer sowie für nicht vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe wie Heilberufe. In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach; zum Lesen einer strukturierten XML-Rechnung brauchst du zusätzlich einen Viewer (siehe Checkliste unten).

Bis 31.12.2026 – allgemeine Übergangsfrist

Beim Ausstellen bleibt es zunächst entspannt: Für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 darfst du weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch eine PDF-Rechnung ist erlaubt – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung kann formlos erfolgen, etwa über eine Rahmenvereinbarung oder die AGB.

Ab 1.1.2027 – Ausstellungspflicht für große Unternehmen

Ab 2027 wird es enger: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 € müssen ihre B2B-Rechnungen dann als E-Rechnung ausstellen. Wer unter dieser Grenze bleibt, darf für 2027 weiterhin Papier oder (mit Zustimmung) PDF nutzen. Zusätzlich dürfen etablierte EDI-Verfahren unter bestimmten Bedingungen bis Ende 2027 weiterlaufen.

Ab 1.1.2028 – Ausstellungspflicht für alle

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsphase endgültig: Alle Unternehmen müssen ihre inländischen B2B-Rechnungen dann im strukturierten Format nach EN 16931 ausstellen und versenden. Papier- und einfache PDF-Rechnungen sind im B2B dann nicht mehr zulässig.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Diese Ausnahmen betreffen ausschließlich das Ausstellen. Die Empfangspflicht gilt – wie oben erwähnt – ohne Ausnahme für alle.

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind – auch über die Übergangsfristen hinaus – nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): dürfen weiterhin in anderen Formaten ausgestellt werden.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. bestimmte Finanz- oder Vermietungsleistungen).
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): fallen generell nicht unter die Pflicht.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format brauchst du?

Die Pflicht zwingt dich zur Wahl zwischen zwei anerkannten Formaten. Beide erfüllen die Norm EN 16931 gleichwertig – der Unterschied liegt in der Anwendung:

• XRechnung: ein reines XML-Format, entwickelt von der KoSIT als deutscher Standard. Für Maschinen gedacht und ohne Viewer kaum lesbar. Pflicht für Rechnungen an Behörden (B2G) – inklusive der vorgeschriebenen Leitweg-ID.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat aus einer lesbaren PDF mit eingebetteten XML-Daten. Damit ist es zugleich menschen- und maschinenlesbar – für den B2B-Regelfall meist die praktischere Wahl.

Praxis-Hinweis (häufiger Fehler): Bei ZUGFeRD erfüllen nur die Profile EN 16931 („COMFORT“) und EXTENDED die gesetzlichen Anforderungen. Ältere Profile wie MINIMUM oder BASIC reichen für die E-Rechnungspflicht nicht aus. Achte beim Tool darauf, dass es ein konformes Profil erzeugt.

Mit den InvoTools erstellst du beide Formate direkt in deiner gewohnten Office-Umgebung – ob in Word, Excel oder Outlook.

Häufige Streitfragen und Praxisprobleme

Rund um die E-Rechnungspflicht halten sich einige Missverständnisse hartnäckig. Die wichtigsten im Klartext:

„Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?“ Nein. Eine klassische PDF ist umsatzsteuerlich nur eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Sobald die Ausstellungspflicht für dich greift, brauchst du ein strukturiertes Format (XRechnung oder ZUGFeRD).

„Woher weiß ich, ob mein Lieferant über der 800.000-€-Grenze liegt?“ Das ist tatsächlich eine offene Praxisfrage: Als Empfänger kannst du den Vorjahresumsatz deines Geschäftspartners nicht zuverlässig prüfen. In der Übergangszeit empfiehlt es sich daher, die Frage des Rechnungsformats vertraglich oder per Absprache zu klären.

„Muss ich als Freiberufler oder Kleinunternehmer überhaupt etwas tun?“ Ja – aber nur beim Empfang. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer keine E-Rechnung, empfangen und archivieren musst du sie jedoch wie jedes andere Unternehmen auch.

„Brauche ich dafür eine teure Buchhaltungssoftware?“ Nein. Du musst nicht zwingend auf eine neue Software oder ein Cloud-Abo umsteigen. Wenn du ohnehin mit Microsoft Office arbeitest, kannst du gesetzeskonforme E-Rechnungen direkt in Word, Excel oder Outlook erstellen – ohne zusätzliche Plattform.

Was du jetzt konkret tun solltest

Eine kurze Checkliste, mit der du auf der sicheren Seite bist:

1. Empfang sicherstellen: Ein funktionierendes E-Mail-Postfach genügt für den Eingang. Zum Anzeigen einer XML-Rechnung nutzt du einen kostenlosen Viewer wie den Quba-Viewer oder die Anzeige im ELSTER-Portal.
2. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen GoBD-konform und revisionssicher aufbewahrt werden – das strukturierte Original, nicht nur ein Ausdruck.
3. Format festlegen: Für Behörden XRechnung (mit Leitweg-ID), im B2B in der Regel ZUGFeRD.
4. Tool wählen: Entscheide, womit du E-Rechnungen erstellst – idealerweise in der Umgebung, die du ohnehin täglich nutzt.
5. Frühzeitig testen: Erstelle eine erste Test-E-Rechnung und prüfe sie mit einem Validator, bevor du sie an Kunden versendest.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein einmaliger Stichtag, sondern ein gestufter Fahrplan: Empfangen seit 2025, Ausstellen schrittweise bis 2028. Wer früh umstellt, vermeidet Zeitdruck und ist auf jede Stufe vorbereitet – unabhängig von der eigenen Umsatzgröße. Der Einstieg muss dabei weder kompliziert noch teuer sein: Mit den richtigen Werkzeugen erstellst du gesetzeskonforme E-Rechnungen direkt in Word, Excel und Outlook.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht? Die Empfangspflicht gilt seit dem 1.1.2025 für alle Unternehmen. Die Ausstellungspflicht greift ab 1.1.2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1.1.2028 für alle.

Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen? Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sind aber – wie alle anderen – seit 2025 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine einfache PDF gilt nur als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes Format nach EN 16931 sein, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Welches Format soll ich nutzen – XRechnung oder ZUGFeRD? Für Rechnungen an Behörden ist XRechnung vorgeschrieben. Im normalen B2B-Verkehr ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, da es menschen- und maschinenlesbar ist.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen auf Basis öffentlich zugänglicher Quellen (u. a. Bundesfinanzministerium, IHK, KoSIT) und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für deinen konkreten Einzelfall wende dich bitte an deine Steuerberatung.