E-Rechnungen direkt in Microsoft Outlook erstellen und versenden

Viele Unternehmen nutzen Microsoft Outlook täglich für Angebote, Rechnungen und die gesamte geschäftliche Kommunikation. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung stellt sich zunehmend die Frage, ob sich eine E-Rechnung mit Outlook erstellen lässt, ohne zusätzliche Software oder externe Plattformen einsetzen zu müssen. Genau dafür wurde InvoMail entwickelt.

Mit InvoMail kannst du E-Rechnungen und Angebote direkt in Microsoft Outlook erstellen und versenden. Alle relevanten Rechnungsdaten werden innerhalb von Outlook erfasst und anschließend als strukturierte elektronische Rechnung exportiert und per E-Mail verschickt. Eine separate Buchhaltungssoftware oder Cloud-Lösung ist nicht erforderlich.

Warum eine E-Rechnung mit Outlook erstellen?

Outlook ist für viele Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen das zentrale Werkzeug für den Geschäftsalltag. Angebote werden per E-Mail versendet, Rechnungen verschickt und Rückfragen direkt beantwortet. Anstatt zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, ermöglicht InvoMail die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen direkt in Outlook.

Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für einen durchgängigen Prozess – vom Angebot bis zur fertigen E-Rechnung.

XRechnung und ZUGFeRD direkt aus Outlook erstellen

Für eine gesetzeskonforme E-Rechnung sind strukturierte Datenformate erforderlich. Mit InvoMail kannst du folgende Standards direkt in Outlook erstellen und versenden:

XRechnung für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML für den B2B-Bereich

Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland. Die fertige E-Rechnung wird direkt aus Outlook per E-Mail versendet.

So einfach funktioniert die E-Rechnung mit Outlook

In diesem Video zeigen wir dir, wie du eine E-Rechnung direkt in Microsoft Outlook erstellen und versenden kannst. Du siehst Schritt für Schritt, wie InvoMail Rechnungs- und Angebotsdaten erfasst, verarbeitet und die fertige E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD direkt per E-Mail versendet – ohne zusätzliche Software oder Cloud.

So einfach funktioniert die E-Rechnung mit Outlook

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann man eine E-Rechnung mit Outlook erstellen?

Ja. Mit InvoMail kannst du E-Rechnungen direkt in Microsoft Outlook erstellen und anschließend per E-Mail versenden. Die Rechnungen werden strukturiert verarbeitet und als XRechnung oder ZUGFeRD exportiert.

Welche E-Rechnungsformate unterstützt InvoMail?

InvoMail unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und sind für den Versand an Behörden sowie Geschäftskunden geeignet.

Reicht eine normale E-Mail mit PDF-Rechnung aus?

Nein. Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Erforderlich sind strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die InvoMail direkt erstellt und versendet.

Für wen eignet sich die E-Rechnung mit Outlook besonders?

Die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen mit Outlook eignen sich besonders für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die Angebote und Rechnungen direkt per E-Mail aus Outlook versenden möchten.

Ist InvoMail eine Buchhaltungssoftware?

Nein. InvoMail ist keine vollständige Buchhaltungssoftware. Es handelt sich um ein spezialisiertes Add-In für Microsoft Outlook, mit dem du E-Rechnungen und Angebote direkt in Outlook erstellen und versenden kannst. InvoMail unterstützt die Strukturformate XRechnung und ZUGFeRD und sorgt dafür, dass deine E-Rechnungen rechtskonform versendet werden.
Für eine komplette Buchhaltung (z. B. Kontenführung, Umsatzsteuervoranmeldung, Finanzberichte, doppelte Buchführung) benötigst du weiterhin eine separate Buchhaltungssoftware oder einen Steuerberater.