E-Rechnung für Kleinunternehmer: 2026 wirklich Pflicht?

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Sie dagegen dauerhaft befreit – auch über 2028 hinaus. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen Sie strukturierte Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) aber trotzdem.

Die E-Rechnungspflicht sorgt bei vielen Selbstständigen für Verunsicherung – besonders bei Kleinunternehmern. Muss ich jetzt teure Software kaufen? Darf ich überhaupt noch PDFs verschicken? Und ab wann gilt was? Dieser Ratgeber beantwortet die Frage klar und auf dem Rechtsstand 2026: getrennt nach Empfangen und Ausstellen, denn genau hier liegt das Missverständnis.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – ohne Ausnahme für Kleinunternehmer. Sobald ein anderes Unternehmen Ihnen eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD schickt, müssen Sie diese annehmen, lesen und gesetzeskonform archivieren können.

Wichtig: Sie können sich nicht weigern. Wenn Ihr Geschäftspartner ab seinem Stichtag (2027 oder 2028) zur E-Rechnung verpflichtet ist, schickt er Ihnen strukturierte XML-Daten – unabhängig davon, ob Sie Kleinunternehmer sind. Technisch brauchen Sie dafür nur zwei Dinge:

• ein E-Mail-Postfach, an das die E-Rechnung gesendet werden kann, und
• ein Tool, das die XML-Datei lesbar macht (denn eine XRechnung sieht in Word oder Excel nur wie kryptischer Code aus).

Eine teure Cloud-Buchhaltung ist dafür nicht nötig. Wie Sie eine XRechnung kostenlos und DSGVO-konform öffnen, lesen Sie in unserem Ratgeber XRechnung öffnen & lesen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? E-Rechnung für Kleinunternehmer: 2026 wirklich Pflicht?

Nein. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber klargestellt: Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Für Ihre eigenen Leistungen, auf die Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, dürfen Sie weiterhin eine „sonstige Rechnung“ verwenden – also Papier oder eine klassische PDF.

Diese Befreiung ist nicht befristet. Während andere Unternehmen ab 2027 bzw. 2028 zwingend strukturierte Formate versenden müssen, bleibt für Sie als Kleinunternehmer die einfache Rechnung erlaubt. Freiwillig dürfen Sie selbstverständlich trotzdem E-Rechnungen ausstellen – dazu unten mehr.

Achtung, häufiger Irrtum: „E-Rechnung“ heißt nicht „PDF“. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist umsatzsteuerlich keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare XML-Daten nach der EU-Norm EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Das ist für die Empfangsseite entscheidend.

E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025–2028 im Überblick

Damit Sie einordnen können, was wann gilt – für Sie selbst und für Ihre Geschäftspartner:

Die Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG). Den offiziellen Frage-Antwort-Katalog finden Sie in der BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Diese Ausnahmen gelten zusätzlich für alle

Selbst wenn eine Ausstellungspflicht bestünde, gibt es generelle Ausnahmen, in denen keine E-Rechnung nötig ist:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto)
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt PDF/Papier dauerhaft zulässig
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Fahrausweise

Was Kleinunternehmer jetzt konkret tun sollten

Auch wenn Sie nichts ausstellen müssen: Vorbereitet zu sein kostet Sie kaum etwas und spart später Stress. Diese Checkliste reicht aus:

• ✅ Empfang sicherstellen: Ein erreichbares E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen festlegen.
• ✅ Viewer einrichten: Ein Werkzeug, mit dem Sie XRechnung und ZUGFeRD lesbar machen.
• ✅ Archivierung klären: E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform und unveränderbar gespeichert werden – das Original-XML zählt, nicht nur ein Ausdruck.
• ✅ Format kennen: Wissen, ob eine eingehende Datei eine XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF + eingebettetes XML) ist.

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Sollten Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

In manchen Fällen lohnt es sich, obwohl Sie es nicht müssen:

• Größere B2B-Kunden bevorzugen strukturierte Rechnungen, weil sie diese automatisch verarbeiten. Eine E-Rechnung wirkt professioneller und wird schneller bezahlt.
• Öffentliche Auftraggeber (B2G) verlangen häufig ohnehin eine XRechnung – unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.
• Sie sparen sich die spätere Umstellung, falls Sie die Kleinunternehmerregelung irgendwann verlassen.

Wenn Sie freiwillig ausstellen, brauchen Sie ein Tool, das aus Ihren Rechnungsdaten eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erzeugt. Wie das auch in Excel funktioniert, zeigt unser Beitrag XRechnung in Excel erstellen.

Drohen Bußgelder?

Für Kleinunternehmer besteht beim Ausstellen kein Risiko, da keine Pflicht greift. Wer hingegen ausstellungspflichtig ist und keine E-Rechnung schreibt, begeht eine Ordnungswidrigkeit: möglich sind bis zu 5.000 € Bußgeld (§ 26a Abs. 3 UStG). Zusätzlich kann beim Empfänger der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Für Sie als Kleinunternehmer ist vor allem die Empfangsseite relevant – können Sie eingehende E-Rechnungen nicht verarbeiten, riskieren Sie Probleme bei der Betriebsprüfung.

Häufige Fragen (FAQ)

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, lesen und archivieren können.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine teure Buchhaltungssoftware?

Nein. Zum Empfangen genügt ein E-Mail-Postfach plus ein Viewer oder Office-Tool, das die XML-Datei lesbar macht. Eine kostenpflichtige Cloud-Lösung ist nicht erforderlich.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF per E-Mail gilt umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte XML-Daten nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD).

Was passiert, wenn ein Kunde von mir eine E-Rechnung verlangt?

Als Kleinunternehmer müssen Sie nicht ausstellen, dürfen es aber freiwillig. Möchten Sie dem Wunsch nachkommen, erzeugen Sie mit einem geeigneten Tool eine valide XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

Gilt die Befreiung auch nach 2028?

Ja. Die Ausstellungs-Befreiung für Kleinunternehmer ist nicht befristet und bleibt auch nach dem 1. Januar 2028 bestehen.

Stand: 2026. Rechtsgrundlagen: Wachstumschancengesetz, § 14, § 19, § 26a, § 27 Abs. 38 UStG sowie BMF-FAQ zur E-Rechnung. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung durch einen Steuerberater.